Tìm kiếm  
 
Bạn thấy website này thế nào



Lượt Truy Cập
1,223,253
Kỹ năng giao việc hiệu quả
ThS. Đỗ Thị Phương, Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị

Để giao việc hiệu quả, nhà quản lý cần phải hiểu được vì sao mình phải có kỹ năng giao việc và làm thế nào để giao việc hiệu quả.

1. Vì sao nhà quản lý cần phải có kỹ năng giao việc

          Có rất nhiều lý do khiến các nhà quản lý phải giao việc. Họ không thể có đủ thời gian và năng lượng để hoàn thành tất cả công việc của cả nhóm, phòng, ban hay thậm chí một tổ chức. Họ cũng không sở hữu tất cả kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn với mức chất lượng cao nhất. Giao việc hợp lý không bao giờ là việc dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo, bởi nếu giao nhiều việc mà kiểm soát không tốt thì nhân viên dễ vượt quyền. Ngược lại, nếu vì sợ bị vượt quyền mà một mình ôm đồm thì công việc lại bị đình trệ. Và trên hết, giao việc và quản lý quá trình thực hiện là trọng trách cốt lõi của một nhà quản lý. Nhà quản lý tránh được các tình huống sau:

          - Không rơi vào tình trạng lúc nào cũng quá tải công việc, trong khi kết quả mang lại chưa nhiều, nguồn nhân lực trong tổ chức vẫn chưa phát huy đến mức tối đa;

         - Giảm thiểu những tổn thất do vướng phải những sai lầm trong công tác tổ chức công việc;

          Học kỹ năng giao việc giúp nhà quản lý có được các khả năng sau:

- Biết cách đọc hiểu năng lực nhân viên một cách khoa học trước khi bố trí công việc cho nhân viên;

         - Biết cách xây dựng các công cụ để thực hiện công tác phân công phân nhiệm;

         - Biết cách đồng hành để nhân viên hoàn thành công việc với tính hiệu quả cao; thể hiện niềm tin và động viên nhân viên;

         - Biết cách ủy thác công việc cho nhân viên một cách khoa học và hiệu quả (kể cả ủy thác cho các nhân sự có năng lực chưa tương xứng với công việc dự định ủy thác);

         - Nắm được những bài học kinh nghiệm quan trọng, mang tính thực tiễn trong quá trình phân công phân nhiệm & ủy thác công việc.

         2. Cách thức để giao việc hiệu quả

2.1. Phân việc đúng năng lực nhân viên

          Nhìn chung, mỗi người chúng ta đều có những thế mạnh và hạn chế nhất định, do đó muốn nhân viên làm việc hiệu quả thì trước tiên nhà quản lý cần phải chịu khó quan sát để phát hiện những điểm mạnh của từng nhân viên và phát huy chúng. Phân việc đúng năng lực nhân viên không chỉ giúp các nhà quản lý khai thác điểm mạnh của từng người mà còn giúp nhân viên thấy được sự đóng góp công sức của mình vào “bộ máy” chung của công ty. Không phân chia công việc một cách tùy ý, mà phải hệ thống nhất định. Không phải muốn giao việc cho ai thi giao, phải tuỳ theo vị trí năng lực sở trường của mỗi người và phù hợp với chuyên môn của họ. Khi đó công việc sẽ được tiến hành nhanh hơn và có hiệu quả hơn, tránh được tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau và không tồn đọng công việc.

          2.2. Phân chia công việc rõ ràng

Bên cạnh phân việc đúng với năng lực, các nhà quản lý cũng cần chú ý phân chia công việc thật rõ ràng và truyền đạt một cách tường tận để cấp dưới nắm bắt dễ dàng hơn. Theo đó, nhà quản lý nên chọn cách giao việc cho nhân viên qua các văn bản cụ thể kết hợp đàm thoại trực tiếp để họ có thể làm chủ được tình hình công việc và thực hiện hiệu quả hơn.

Khi trao đổi công việc cùng nhân viên, các nhà quản lý nên nhớ đừng kiệm lời, hãy hỏi nhân viên của mình như “Anh/chị đã hiểu rõ việc này hay chưa và còn thắc mắc gì hay không”, “Có cần tôi giải đáp gì thêm  ?”        `                          

          Giao việc rõ ràng về thời hạn thực hiện và hoàn thành cũng là điều mà các quản lý thông minh nên làm nhằm tạo dựng cho cấp dưới của mình thói quen làm việc khoa học. Điều đáng lưu ý là phải phân công công việc phải rõ ràng. Từ đó sẽ xác định được người chịu trách nhiệm về công việc đó.

          2.3. Phân chia công việc hợp lý

          Người cán bộ lãnh đạo, quản lý cần phải phân phối công việc một cách hợp lý tránh tình trạng khiếu nại người này làm việc ít, người kia làm việc nhiều, chia cộng việc theo từng khâu, từng mảng thích hợp với từng vị trí và trình độ chuyên môn của họ. Tránh tình trạng dồn ép công việc vào một bộ phận nào đó, khi đó sẽ gây nên tình trạng bất mãn và dẫn đến ùn tắc công việc, chất lượng của công việc cũng không được hoàn thành tốt.

          Bên cạnh đó, để tăng mức độ ăn ý trong công việc, các nhà lãnh đạo cũng nên thường xuyên tổ chức những buổi thảo luận để mọi người cùng nhau đề xuất các phương án cộng tác nhằm đưa ra những phương án tốt nhất trong từng trường hợp cụ thể.

          2.4. Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc

          Để đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc kịp thời  cũng như đảm bảo nhân viên không lơ là hay vượt quyền, các nhà quản lý cần chú ý kiểm tra, giám sát công việc. Bạn hãy thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện việc đã giao, nhưng tuyệt đối không hỏi nhân viên theo từng giờ hoặc nhiều lần trong 1 ngày. Nếu công việc được thực hiện trong 1 tuần, hãy kiểm tra tiến độ sau 3 ngày. Khi hỏi về tiến độ công việc nhà quản lý cũng nên tế nhị, không nên dùng các câu hỏi mang ý nghĩa ra lệnh. Thay vì hỏi: “Anh/ chị đã làm xong việc chưa?”  bạn hãy hỏi “Tiến độ công việc thế nào?” nhằm tránh gây áp lực hoặc cảm giác không được tin tưởng, ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên.

          2.5. Quan tâm và tạo dựng mối quan hệ tốt với nhân viên

          Xét trên phương diện công việc thì cấp dưới chính là những cộng sự đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt công việc. Song song đó, xét trên góc độ tình cảm thì đây cũng là những người đồng nghiệp, những người bạn. Do đó, hãy quan tâm và chủ động tạo dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới bằng những việc làm đơn giản như hỏi thăm, trò chuyện... để hai bên thêm hiểu nhau và làm việc ăn ý hơn.

          Bên cạnh đó, trong những buổi dã ngoại, sinh hoạt tập thể nhà quản lý cũng nên thả lỏng để hòa mình vào cuộc vui. Hãy chứng tỏ bạn là người sếp vui vẻ và tâm lý bằng cách áp dụng nguyên tắc “làm việc hết sức, chơi hết mình” để các nhân viên cấp dưới ngày càng yêu mến và kính nể bạn.

          Tóm lại, đối với các nhà lãnh đạo, việc biết cách giao nhiệm vụ đóng vai trò chủ chốt trong việc mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giải phóng một lương thời gian đáng kể. Thành công sẽ chẳng bao giờ tới nếu bạn không nắm được nghệ thuật và cách thức giao nhiệm vụ.

Các tin mới hơn
Bài học về sự sẻ chia (06/12/2018)
Một số khó khăn khi giảng dạy chương trình bồi dưỡng ngạch chuyên viên, chuyên viên chính và biện pháp khắc phục (06/12/2018)
Một số yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả áp dụng phương pháp giảng dạy môn Nhà nước và pháp luật ở trường Chính trị tỉnh Hải Dương (05/12/2018)
Các tin cũ hơn
Quan niệm về Công chức trong pháp luật Việt Nam (04/12/2018)
Lỗi lầm và lòng biết ơn (04/12/2018)
Chủ tịch Hồ Chí Minh với quan hệ Việt - Lào (04/12/2018)
Một số vấn đề sửa đổi, bổ sung trong Điều lệ Hội Cựu chiến binh khóa VI (23/11/2018)
Mô hình kinh tế thị trường xã hội CHLB Đức, nhà nước phúc lợi Bắc Âu và những kinh nghiệm trong phát triển nền kinh tế thị trường định hướng XHCN ở Việt Nam (22/11/2018)
Thông báo