Theo chủ trương sắp xếp lại bộ máy tổ chức tinh gọn, thực hiện quyết định số 1101-QĐ/TU, ngày 31/12/2020 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Hải Dương, tháng 03/2020 Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu Trường Chính tỉnh Hải Dương được hình thành từ việc sáp nhập một bộ phận của phòng Nghiên cứu khoa học - Thông tin - Tư liệu vào phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị. Vì vậy, phòng đã có nhiều thay đổi về tổ chức nhân sự, chức năng, nhiệm vụ.

Hiện nay, số lượng cán bộ, viên chức, người lao động thuộc biên chế của phòng là 13 người, trong đó 01 giảng viên cao cấp, 02 giảng viên chính, 01 chuyên viên chính, 01 chuyên viên, 01 cán sự,  03 hợp đồng 68 và 04 hợp đồng. Ngoài ra, phòng phụ trách đội ngũ bảo vệ và lao động vụ việc. Về trình độ chuyên môn: trong 13 cán bộ, viên chức, người lao động thuộc biên chế của phòng có 01 Tiến sĩ, 03 thạc sĩ, 06 đại học; 02 cao đẳng và  01 trung cấp nghề. Về trình độ lý luận: 03 cao cấp, 05 trung cấp còn lại là sơ cấp.

            Nhìn lại năm 2020, là một năm đầy thách thức, khó khăn đối với Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu. Khó khăn chung là do tình hình Covid 19 kéo dài ảnh hướng đến công tác đào tạo, bồi dưỡng của nhà trường. Do việc sáp nhập phòng, cùng với đó  Đảng ủy, Ban Giám hiệu đã luân chuyển đồng chí trưởng khoa về giữ chức vụ trưởng phòng, 01 đồng chí phó phòng Nghiên cứu khoa học, thông tin, tư liệu về làm phó phóng, như vậy lãnh đạo phòng 50% là cũ và 50% là mới. Số lượng cán bộ, viên chức và người lao động trong phòng có sự biên động đáng kể (01 đồng chí nghỉ hưu; 04 đồng chí chuyển sang đơn vị khác; tuyển mới 01 đồng chí; 03 đồng chí đơn vị khác chuyển về; một số chuyên viên, nhân viên trong phòng được luân chuyển sang vị trí việc làm mới) nên có sự thay đổi trong việc phân công thực hiện nhiệm vụ. Chức năng, nhiệm vụ của phòng được tăng lên, khối lượng công việc nhiều hơn. Hiện nay phòng có chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc tổ chức thực hiện và quản lý trên 04 mảng công việc lớn và quan trọng của nhà trường, gồm: (1) Công tác tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng; (2)  Hành chính tổng hợp, nội vụ, văn thư, lưu trữ; (3) Tài chính, tài sản, thiết bị; và (4) Lưu giữ, sưu tầm, khai thác tài liệu, cung cấp thông tin, tư liệu, phục vụ tài liệu, giáo trình, đây là mảng công việc của phòng Nghiên cứu khoa học, thông tin, tư liệu cũ được bổ sung cho phòng.

Mặc dù trong năm qua, phòng gặp nhiều khó khăn, thách thức song được sự chỉ đạo sát sao của Đảng ủy, Ban Giám hiệu nhà trường, sự đoàn kết, chủ động, sáng tạo trong thực hiện công việc của lãnh đạo phòng, từng bộ phận và từng cá nhân, Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu đã gặt hái nhiều thành công:

Thứ nhất, về công tác tổ chức cán bộ, thi đua - khen thưởng:

Phòng có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu xây dựng, phát triển và sắp xếp tổ chức bộ máy của Trường; vị trí việc làm, phân bổ số lượng người làm việc theo quy định. Ngay từ đầu năm sau khi có Quyết định 1101-QĐ/TU ngày 31/12/2019 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của trường Chính trị tỉnh Hải Dương, phòng tham mưu Ban Giám hiệu xây dựng kế hoạch sắp xếp lại tổ chức bộ máy và thực hiện tinh giản theo quy định. Đến tháng 4/2020, nhà trường đã hoàn thành xong việc sáp nhập các khoa phòng và ổn định việc sắp xếp bộ máy theo quy định mới. Trên cơ sở đó, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng khoa, phòng, phòng tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu tiếp tục tham mưu xây dựng và ban hành quy định về việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, viên chức, người lao động cho 05 khoa, phòng, đảm bảo rõ người, rõ việc, đạt hiệu quả cao trong thực hiện nhiệm vụ.

Là đơn vị chủ trì, nghiên cứu và tham mưu cho Hiệu trưởng công tác quy hoạch, phát triển đội ngũ viên chức; bổ nhiệm các chức danh lãnh đạo, quản lý các đơn vị thuộc Trường sao cho phù hợp yêu cầu phát triển và xây dựng Trường trong từng giai đoạn. Trong năm qua, phòng đã tham mưu, đề xuất Ban Giám hiệu và hoàn thành tốt các thủ tục  bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển cán bộ theo đúng quy định của Đảng, Nhà nước và của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh. Thực hiện quy trình bổ nhiệm lại 07 Phó Trưởng khoa, phòng. Giải quyết chế độ cho 01 Lãnh đạo khoa; 01 chuyên viên nghỉ hưu theo chế độ. Điều chuyển, tinh giản cán bộ, viên chức, người lao động theo việc sáp nhập khoa, phòng. Làm thủ tục chấm dứt 02 hợp đồng lao động theo quy định; ký hợp đồng mới và hợp đồng lại cho 06 lao động; Cử 01 cán bộ, giảng viên học trung cấp lý luận chính trị - hành chính; 01 đồng chí học lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên; nhiều  lượt giảng viên, chuyên viên tập huấn chuyên môn.

 Tham mưu, đề xuất và thực hiện nâng lương thường xuyên cho 13 người; nâng lương sớm 05 người; làm thủ tục tăng thâm niên cho 40 người; chế độ thai sản 02 người; làm thủ tục được hưởng chế độ chính sách học xong Cao học cho 01người.

Công tác thi đua - khen thưởng, phòng tham mưu giúp Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng trường thực hiện tốt các công việc: Dự thảo kế hoạch, chương trình thi đua trình Hội đồng thi đua khen thưởng Trường; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch thi đua, sơ kết, tổng kết thi đua; Tham mưu, đề xuất Hiệu trưởng hoặc trình cấp có thẩm quyền các hình thức khen thưởng cho các tập thể, cá nhân. Hướng dẫn các tập thể, cá nhân hoàn thiện hồ sơ thi đua, khen thưởng; Dự thảo các báo cáo, các văn bản liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng của Nhà trường; Tổng hợp, quản lý hồ sơ, dữ liệu thi đua, khen thưởng của Nhà trường…

Thứ hai, công tác hành chính tổng hợp, nội vụ, văn thư, lưu trữ                                   

Bộ phận tổng hợp, tham mưu, giúp việc Ban Giám hiệu, Hiệu trưởng trong việc xử lý công văn, tài liệu và soạn thảo các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo, kết luận liên quan đến các hoạt động quản lý của trường đã đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu. Tổng hợp các thông tin, dữ liệu, số liệu, báo cáo tình hình hoạt động của các bộ phận trong trường để cung cấp cho Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu trong việc theo dõi, đôn đốc, quản lý và chỉ đạo các hoạt động của trường và phục vụ trong các Hội nghị giao ban định kỳ. Số lượng và chất lượng các loại văn bản phát hành từng bước được nâng lên như: Dự thảo các báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định; thực hiện báo cáo tháng đúng thời gian, đảm bảo chất lượng; hoàn thành tốt các loại báo cáo cấp trên theo công văn chỉ định bao gồm Báo cáo Phòng chống tham nhũng theo tháng, theo quý, theo năm; Báo cáo lĩnh vực đầu tư; Báo cáo công tác văn thư; Báo cáo về tổ chức bộ máy; Báo cáo công tác thi đua khen thưởng; báo cáo công tác tài chính và các loại quyết định, các loại công văn, tờ trình, thông báo; hướng dẫn,.... Đặc biệt phòng là đơn vị chủ trì, phối hợp với các khoa, phòng trong nhà trường tư vấn, giúp Hiệu trưởng, Ban Giám hiệu trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung hệ thống các quy chế, quy định, nội quy quan trọng để phục vụ công tác quản lý của nhà trường: Quy chế hoạt động nhà trường; quy chế Dân chủ và quy chế Chi tiêu nội bộ; Phân công nhiệm vụ Ban Giám hiệu; Phân công nhiệm vụ các khoa, phòng; Quy chế văn hóa ứng xử ... Nghiên cứu, đề xuất việc thực hiện các quy định và cải cách về thủ tục hành chính; hướng dẫn, tư vấn thể thức, kỹ thuật trình bày, tính pháp lý của các dự thảo văn bản hành chính của nhà trường

Công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy mặc dù 02 đồng chí đều là tiếp nhận công việc mới song năm qua công việc thực hiệnvăn thư, lưu trữ có sự sắp xếp khoa học, đặc biệt vào  những tháng cuối năm đã dần đi vào nền nếp theo đúng quy định của Nhà nước cũng như quy định của trường. Thái độ phục vụ tốt, luôn đảm bảo nhanh, kịp thời, chính xác. Việc khai thác thu thập các tài liệu lưu trữ đã thực hiện đúng yêu cầu. Toàn bộ tài liệu hết một năm đều được xử lý kỹ thuật và đưa vào kho lưu trữ phục vụ việc tra cứu, nghiên cứu lâu dài. Trong năm tiếp nhận khoảng  1.500 công văn đến và chuyển phát khoảng 1.200 công văn đi và các loại văn bản khác đảm bảo đúng thời gian, đúng đối tượng.

Việc đón tiếp học viên, phục vụ lớp học luôn được cán bộ, nhân viên phục vụ tận tình, chu đáo, kịp thời. Năm 2020, ngoài việc phục vụ các lớp Trung cấp lý luận chính trị - hành chính, lớp Cao học, lớp Cao cấp lý luận chính trị, lớp chuyên viên, chuyên viên chính, phòng đã phục vụ 16 lớp bồi dưỡng với gần 3.000 học viên. Công tác  phục vụ tại hội trường, nhà giảng đường duy trì tốt vệ sinh trong và ngoài lớp học, hội trường sạch sẽ. Chuẩn bị chu đáo đồ dùng dạy học, các trang thiết bị tối thiểu cho lớp học: phấn, bảng, tăng âm loa đài, quạt, máy chiếu;… Đặc biệt, việc sắp xếp, bố trí  phòng nghỉ cho 02 lớp bồi dưỡng (Bồi dưỡng cán bộ Hội phụ nữ và Bồi dưỡng cán bộ Dân vận cơ sở) cùng một lúc hơn 400 học viên rất khó khăn song vẫn đảm bảo và đáp ứng yếu cầu.

Công tác lễ tân, khánh tiết trong các ngày lễ và Tết, các hội nghị trong năm: Tổ chức Hội nghị công tác đào tạo, bồi dưỡng đầu năm; Gặp mặt đầu xuân mới; Các hội nghị khoa học; các cuộc khai giảng và bế giảng các lớp học; Đón tiếp các đoàn khách của trường bạn và các cơ quan ban, ngành đoàn thể và các huyện, thành phố đến thăm và làm việc với tinh thần cởi mở, chân tình đã để lại ấn tượng tốt đẹp cho các đoàn như: Đón tiếp đoàn cán bộ và học viên Vụ các trường Chính trị tỉnh; Đoàn trường chính trị tỉnh Lào Cai...

 Cán bộ phục vụ đưa, đón cán bộ, giảng viên đi nghiên cứu thực tế, khai giảng, bế giảng, thi tốt nghiệp, đi công tác trong và ngoài tỉnh… để thực hiện các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng luôn có ý thức trách nhiệm và luôn phục vụ các chuyến đi an toàn tuyệt đối, kịp thời; đảm bảo đúng lịch, đúng kế hoạch.

Công tác bảo vệ, an ninh trật tự cơ quan luôn đảm bảo. Nhân viên bảo vệ luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh nhiệm vụ gác trực 24/24 giờ trong ngày, đảm bảo an toàn cơ quan, tài sản của cán bộ, giảng viên, nhân viên, học viên nhà trường.

Thứ ba, công tác tài chính, tài sản

Phòng đã nghiên cứu, tham mưu, đề xuất và thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa và tổ chức quản lý theo đúng quy định để đảm bảo hiện đại hoá công sở; đảm bảo điều kiện, phương tiện vật chất tổ chức phục vụ các lớp học, Hội nghị, các cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Ban giám hiệu, các tổ chức trong trường. Năm 2020 đã tham mưu, mua sắm bộ âm li, loa đài; bàn ghế học viên cho 01 phòng học; Bàn ghế phòng họp;… Thường xuyên kiểm tra, giảm sát, thực hiện sửa chữa một số công trình.

Chủ động căn cứ vào kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng được giao trong năm xây dựng kế hoạch tài chính, lập dự toán kinh phí phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng cho các lớp đảm bảo kinh phí; hoàn thành báo cáo tài chính năm và dự toán ngân sách nhà nước năm 2021;

Đảm bảo kế hoạch chi lương, tăng thu nhập, tiền hỗ trợ giờ giảng và các khoản chi khác của nhà trường. Trong chi tiêu đảm bảo đúng chế độ chính sách, đối với các lớp học thanh quyết toán đúng quy định. Đã xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, sửa chữa phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, sinh hoạt của giảng viên, cán bộ công chức, viên chức và học viên, phần nào đáp ứng được yêu cầu.

Thứ tư, công tác thông tin, tư liệu

Cùng với việc chú trọng nâng cấp thông tin mạng thì các loại tài liệu do trường biên tập, biên soạn và in ấn phục vụ các lớp bồi dưỡng (gồm: 04 lớp bồi Bồi dưỡng kỹ năng cho Bí thư, Chủ tịch UBND cấp xã; 01 lớp cán Hội Nông dân cơ sở; 04 lớp Dân vận cơ sở; 02 lớp cán bộ Đoàn cơ sở; 03 lớp cán bộ Hội phụ nữ cơ sở; 01 lớp Hội cựu chiến binh cơ sở với tổng gần 3.000 cuốn) được nâng cấp về cả hình thức và chất lượng.

Bên cạnh công tác quản lý, phục vụ nói trên, cán bộ, giảng viên, nhân viên Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu còn tham gia  giảng dạy vượt định mức quy định và tham gia đầy đủ các hoạt động nghiên cứu khoa học, nghiên cứu thực tế: Tham gia đề tài cấp tình; đăng ký, thuyết minh đề án cấp trường làm cơ sở để trình với Thường trực tỉnh Hải Dương về “Xây dựng trường Chính trị tỉnh thành trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của tỉnh theo quyết định 705 của Chính phủ”, viết bài nội san, viết bài đăng website… Và trong năm qua, Phòng đã thực hiện  chuyến đi nghiên cứu thực tế đầy ý nghĩa tại các trường bạn (Hà Nam, Ninh Bình) đã giúp cho cán bộ, viên chức trong phòng nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý và phục vụ.

Với sự nỗ lực cố gắng, đoàn kết, chủ động, sáng tạo của tập thể và của từng cá nhân, năm qua phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu đã vượt khó vươn lên  quyết tâm hoàn thành xuất sắc chức năng, nhiệm vụ được giao. Nhờ vậy, tập thể phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu đã được công nhận là Tập thể Lao động tiên tiến và được đề nghị Ban Thường vụ Tỉnh ủy tặng Bằng khen.

Với những kết quả đã đạt được, trong những năm tiếp theo, để phát huy tốt thành tích đã đạt được, cán bộ, giảng viên, nhân viên Phòng Tổ chức, hành chính, thông tin, tư liệu nâng cao hơn nữa ý thức trách nhiệm, tính chủ động, sáng tạo trong công việc, tích cực nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trong giai đoạn mới.