Dưới góc độ ngôn ngữ học văn bản là một chỉnh thể các đơn vị ngôn ngữ được liên kết với nhau theo những quy tắc nhất định nhằm truyền tải một thông tin trọn vẹn và đáp ứng một mục đích giao tiếp nhất định

Dưới góc độ quản lý: văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân hoặc để cung cấp thông tin, truyền đạt thông tin phục vụ quản lý nhà nước

Xuất phát từ quan niệm nêu trên có thể thấy  VBQLNN thể hiện ý chí, mệnh lệnh, mang tính quyền lực nhà nước và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội thuộc phạm vi nhà nước. Xuất phát từ những đặc trưng cơ bản nêu trên có thể thấy sự khác biệt rõ ràng giữa VBQLNN với những dạng văn bản thông thường ở quy trình soạn thảo, thể thức văn bản và hiệu lực pháp lý

Hệ thống VBQLNN được chia thành các dạng cơ bản như sau: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành. Trên thực tế hiện nay vẫn còn hiện tượng các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền khi ban hành VBQLNN mắc những lỗi sai cơ bản về ngôn ngữ ảnh hưởng đến nội dung văn bản. Cụ thể một số lỗi ngôn ngữ thường gặp trong VBQLNN như sau:

  Thứ nhất: sử dụng từ ngữ không mang tính phổ thông chuẩn mực, sử dụng từ địa phương, tiếng lóng làm mất đi tính trang trọng và nghiêm túc của văn bản. Vì văn bản có tính khách quan, nghiêm túc nên không cho phép dùng các từ cảm thán, khẩu ngữ hoặc những từ thuộc lĩnh vực giao tiếp không chính thức.

  Thứ hai, sử dụng từ gây mơ hồ, không rõ ràng về nghĩa khiến cho người tiếp cận nội dung văn bản không tường minh. Ví dụ tại Thông tư số 17/2012/TT-BGDĐT ngày 16/5/2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về dạy thêm học thêm, điểm b khoản 1 Điều 7 có ghi “ Mức thu tiền học thêm do thỏa thuận giữa cha mẹ học sinh và nhà trường”. Từ “thỏa thuận” dùng trong trường hợp này không rõ ràng về nghĩa.

Thứ ba, sử dụng từ chưa có trong từ điển. Trong các nội dung sửa đổi bổ sung Luật Giáo dục Đại học, Bộ trưởng Phùng Xuân Nhạ đề cập đổi cụm từ “học phí” thành “ giá dịch vụ đào tạo”. Dự thảo thay đổi cụm từ trên đã gây ra rất nhiều tranh cãi tại nghị trường Quốc hội. Có nhiều ý kiến cho rằng việc thay đổi thuật ngữ là điều không cần thiết vì bản thân từ “học phí” đã hàm nghĩa là khoản tiền học sinh phải nộp cho nhà trường hàng tháng cho việc học của mình. Cách thay thế bằng một cụm từ dài và lạ trên đã khiến các đại biểu Quốc hội có nhiều ý kiến phản đối về việc cụm từ này không có trong từ điển tiếng việt, điều này làm cho ngữ nghĩa của văn bản được ban hành ra không rõ ràng.

Thứ tư sử dụng từ chưa có trong từ điển, gây ra những thắc mắc từ phía người tiếp cận văn bản. Đầu năm 2018, để triển khai thực hiện Thông tư số 35/2016/TT-BGTVT ngày 15/11/2016 của Bộ Giao thông vận tải. Tổng cục Đường bộ đã ban hành một văn bản yêu cầu các chủ đầu tư đổi tên gọi trạm BOT từ “trạm thu giá” thay cho cụm từ “ trạm thu phí”. Dư luận xã hội bày tỏ sự nghi ngờ về việc thay đổi khái niệm trên. Trong khi cụm từ “ thu giá” chưa từng xuất hiện trong từ điển Tiếng Việt.

Thứ năm, sử dụng các từ ngữ, câu không ăn nhập với nội dung văn bản. khiến văn bản không toát lên những mục đích ban hành như ban đầu

  Xuất phát từ những lỗi cơ bản nêu trên, tác giả mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục lỗi ngôn ngữ thường gặp trong văn bản QLNN như sau:

Một là, thực hiện nghiêm túc quy trình soạn thảo, ban hành VBQLNN theo đúng quy định của pháp luật đã ban hành cụ thể là Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, tháng 6/2020, một số Nghị đinh, Thông tư hướng dẫn thi hành Luật này. Mặt khác trong quá trình xây dưng và ban hành văn bản đơn vị soạn thảo cũng cần nghiêm túc lắng nghe ý kiến của các bên tham gia từ phía người dân, phía các chuyên gia đầu ngành để nội dung văn bản được ban hành ra đảm bảo dung hòa lợi ích của tất cả các đối tượng điều chỉnh.

Hai là, quy trình thẩm định VBQLNN cần được thực hiện một cách nghiêm túc cả về thể thức và nội dung văn bản. Tránh tình trạng chỉ thẩm định cho xong, điều này dẫn đến việc tuổi thọ của các VBQLL bị ảnh hưởng và liên tục điều chỉnh vì không sát thực tế

Ba là, trách nhiệm của các bên khi tham gia xây dựng và ban hành văn bản cần được quy định cụ thể rõ ràng, tránh tình trạng khi mắc phải những lỗi cơ bản về ngôn ngữ lại có những tình huống dở khóc dở cười khi đổ lỗi cho các bên như kỹ thuật đánh máy, in ấn…

  Trong quá trình cải cách hành chính như hiện nay, việc chuẩn hóa ngôn ngữ trong các VBQLNN là điều cần thiết, góp phần tạo ra một hệ thống VBQLNN mang tính đồng bộ thống nhất đảm bảo theo đúng quy định về kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, đem lại những hiệu quả nhất định trong công tác văn thư của hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước.

                   Bùi Phương Trà - Giảng viên khoa Nhà nước và pháp luật