Nguyễn Toàn Thắng
Khoa Nhà nước và pháp luật
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và Ủy ban nhân dân các xã nói riêng, vấn đề ban hành văn bản hành chính là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Bởi văn bản hành chính có vai trò nhằm đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý và quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính là công cụ hữu hiệu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành tại địa phương. Đó là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của một đơn vị, một tổ chức nhất định và hoạch định phương hướng phát triển của đơn vị trong thời gian tới.
Trong thời gian qua, việc ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Hải Dương đã có nhiều chuyển biến tích cực góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên các lĩnh vực, cơ bản giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Các văn bản hành chính mà UBND cấp xã thường ban hành bao gồm: quyết định (cá biệt), thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy xác nhận, giấy mời, giấy giới thiệu…
Từ năm 2019 đến nay, Sở Nội vụ tỉnh đã ban hành các kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh Hải Dương. Thông qua kết quả kiểm tra, việc ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã đạt được những ưu điểm nhất định. Chất lượng ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Hải Dương đã phản ánh được những bước tiến mới trong hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra thường xuyên, kiểm tra chéo, bên cạnh những kết quả đạt được, chất lượng ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã vẫn còn nhiều hạn chế.
Một là, về xác định thẩm quyền ban hành văn bản. Nội dung và hình thức ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã còn chưa thống nhất, công chức chưa xác định được thể loại văn bản cần ban hành trong quá trình tham mưu. Còn tình trạng việc ký thay mặt (TM. ỦY BAN NHÂN DÂN) của UBND cấp xã còn sai, các văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND cấp xã nhưng vẫn để thẩm quyền chung.
Hai là, về quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Văn bản được soạn thảo của UBND cấp xã nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Tuy nhiên, do yêu cầu của công việc, để giải quyết nhanh một vấn đề nên các bước ban hành văn bản không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng ban hành văn bản hành chính. Công tác tự kiểm tra văn bản hành chính của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên.
Ba là, về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản hành chính là ở thành phần thể thức số, ký hiệu văn bản, nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa đúng về cỡ chữ, kiểu chữ, căn lề văn bản…Có những lỗi sai này do chưa có sự thống nhất trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Bốn là, ngôn ngữ của văn bản. Tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo trong nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo văn phong hành chính; sử dụng từ địa phương; tự tiện ghép từ; hành văn không được rõ ràng, mạch lạc… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học…
Năm là, văn bản hành chính sau khi ban hành, một số bản gốc lưu tại văn thư không được đóng dấu.
Nguyên nhân của những hạn chế nêu trên được xác định là do: Lề lối làm việc của UBND cấp xã còn thể hiện tính quản lý lỏng lẻo nên sản phẩm của hoạt động quản lý là văn bản hành chính được ban hành chưa khoa học, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng ban hành lớn nhưng chất lượng thông tin chưa cao. Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, một số UBND cấp xã chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Chưa xác định quy chế công tác này là cơ sở để cán bộ, công chức thực hiện tốt việc tham mưu ban hành văn bản hành chính. Một bộ phận công chức Văn phòng - Thống kê chưa được đào tạo đúng về chuyên môn nên làm việc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ. Năng lực, trình độ của công chức cấp xã trong công tác tham mưu soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản hành chính còn nhiều hạn chế; một bộ phận người đứng đầu cơ quan chưa nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý, điều hành
Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh Hải Dương, cần thực hiện một số giải pháp sau:
Thứ nhất, các cấp ủy Đảng, chính quyền cần phải nhận thức đầy đủ vai trò quan trọng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý, điều hành. Cần tăng cường hơn nữa sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính quyền trong công tác ban hành văn bản hành chính. Xác định chất lượng ban hành văn bản hành chính là nội dung cơ bản trong đánh giá hiệu quả làm việc của cơ quan, thông qua đó đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức hằng năm; kịp thời biểu dương, khen thưởng những bộ phận, cá nhân thực hiện tốt nhiệm vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần tiếp tục chủ động tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ ban hành văn bản triển khai các văn bản của Trung ương, của tỉnh về việc ban hành văn bản hành chính. Hiện nay, Nghị định số 30/2020/ NĐ-CP về công tác văn thư có hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020, trong đó chương II quy định rõ về soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính. Từ đó, yêu cầu UBND các cấp tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến Nghị định này nhằm hướng tới sự thống nhất trong hoạt động ban hành văn bản hành chính của UBND cấp xã.
Thứ hai, xây dựng đội ngũ công chức có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động ban hành văn bản. Muốn vậy cần nâng cao chất lượng tuyển dụng đầu vào đối với công chức Văn phòng - Thống kê nói riêng và các chức danh công chức nói chung; nâng cao chất lượng chương trình đào tạo, bồi dưỡng; chế độ đãi ngộ; thay đổi tư duy, nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của hoạt động ban hành văn bản hành chính
Thứ ba, cán bộ UBND cấp xã cần thường xuyên cập nhật đường lối, chủ chương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nắm bắt kịp thời tình hình thực tiễn tại địa phương nhằm nâng cao năng lực thẩm định văn bản hành chính. Chủ tịch UBND cấp xã cần chỉ đạo công chức Văn phòng - Thống kê rà soát, kiểm tra kỹ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành gửi các cơ quan, tổ chức. Không ban hành các văn bản không đảm bảo các yêu cầu về nội dung, ngôn ngữ và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thứ tư, tăng cường công tác thẩm định, kiểm tra văn bản hành chính. Phải thường xuyên tiến hành công tác tự kiểm tra văn bản hành chính nhằm loại bỏ kịp thời những văn bản, những quy định mâu thuẫn, chồng chéo, không còn phù hợp với tình hình thực tiễn tại địa phương.
Nội dung kiểm tra đối với văn bản hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh đã được thực hiện hằng năm theo kế hoạch kiểm tra và kiểm tra chéo công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND tỉnh. Tuy nhiên, trong hoạt động kiểm tra chéo tại mỗi huyện, số lượng UBND cấp xã được kiểm tra còn khá hạn chế để đánh giá khái quát tình hình ban hành văn bản hành chính tại huyện đó. Do vậy, hoạt động kiểm tra chéo cần thực hiện kiểm tra đến ít nhất 2/3 UBND cấp xã trên địa bàn huyện. Sau khi kiểm tra, các cơ quan cần tổ chức họp thảo luận, thống nhất chấm điểm, đánh giá rút kinh nghiệm một cách nghiêm túc, khách quan, phản ánh trung thực hoạt động ban hành văn bản tại các cơ quan và tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra về Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
Như vậy, chúng ta có thể thấy văn bản hành chính cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, góp phần đánh giá chất lượng hoạt hoạt động của cơ quan và năng lực của nhà quản lý. Chính vì vậy việc nâng cao chất lượng văn bản hành chính của UBND cấp xã là một nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của UBND nói riêng và phát triển kinh tế - xã hội tại địa phương Hải Dương nói chung./.